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UM ENCONTRO

Um Encontro é uma reunião de pessoas subordinado a um tema comum, explorado sob diversas perspectivas durante um ou mais dias.

Um Encontro pressupõe um leque de profundidade diverso (desde a divulgação de um produto até à teorização de um tópico) agrupados na forma de palestra, debate, comunicação, grupo de trabalho (workshop) ou exposição.

Normalmente, o Encontro é destinado a um potencial grupo ou classe de profissionais.

A comissão organizadora do seminário é constituída por especialistas com conhecimentos no tema e que se interessam pela sua dinamização pública.

De seguida, apresentam-se sucintamente os principais procedimentos ao longo do tempo da comissão organizadora de um Encontro.

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IDEALIZAÇÃO - 360 dias antes

Debater

>>> Comissão organizadora: número de pessoas; afiliação; Experiências individuais.

>>> Tipologia: Encontro; Fórum; Conferência; Seminário; Simpósio.

>>> Data: Número de dias; momento da semana; momento do ano.

>>> Local: Escola; Universidade; Espaço público.

>>> Destinatários: Professores; Especialistas; Estudantes; Outros; Nº de participantes previsível.

>>> Contexto: Âmbito; Objectivos; Finalidades.

>>> Programa (esboço): Horário; Entrega de Documentos; Abertura; Conferências; Comunicações; Worshops/Sessões Práticas; Encerramento.

>>> Divulgação: Site; e-mail; e-grupos; Cartaz; Panfleto; Jornais; Revistas; passa-palavra;…
 

Definir

>>> Cargos e actividades de cada elemento da comissão organizadora: Programa; Logística; Promoção; Finanças.

>>> Meio de comunicação (email, tel, fax,…): entre os elementos da comissão coordenadora; entre a comissão e os conferencistas; entre a comissão organizadora e os participantes.

>>> Financiamento: espaços; conferencistas; comunicação; comissão organizadora; actas; …

>>> Despesas de organização: quais despesas individuais podem ser devolvidas (telefonemas, cartas, e-mail, fotocópias, viagens, materiais de computador, materiais de escritório, tempo dedicado, ...);…

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DECISÃO - 350 dias antes

Convocar

>>> Patrocínios: espaços; divulgação; dinamizadores; actas.
[FCT + Min.Edu. + Câmara Municipal + Empresas]

>>> Local da realização: salas; materiais do espaço (computadores, …).

>>> Actas do Encontro: papel; CD; site;…

>>> Dinamizadores principais: oradores; conferencistas.

>>> Moderadores (que podem ser os eventuais revisores) para os painéis/Conferências: critérios de selecção e de avaliação; sugestões de dinamização.
 

Definir

>>> Preços: inscrição de participante (sócio, estudante, desempregado, outro); instalação de empresa/instituição (área; nº de pessoas); multa de atraso de inscrição e respectiva data limite; Reembolso de desistentes e data limite.

>>> Permuta de participantes (entre quem desiste e outro) existência ou não.

>>> Ofertas (brindes): para conferencistas, participantes e entidades.

>>> Programa cultural (participantes e/ou acompanhantes): local; horário; …

>>> Texto de programa.

>>> Assembleia de Sócios durante o Encontro.

>>> Site: menu; design de homepage; textos; formulário de inscrição; formulário de envio de texto para acta; textos para os media.
 

Contratar

>>> Design: logótipo; cartaz; site; certificados; …

>>> Restauração: aperitivos; café e sumos; almoços; jantares; flores;…

>>> Segurança: dos espaços; dos participantes; dos dinamizadores; da organização.

>>> Secretaria: até ao dia do Encontro (correspondência, tesouraria, …); no dia do Encontro (pastas, documentos, materiais, logística, audiovisual, …); após o Encontro (correspondência, actualização do site, tesouraria,…).

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REGISTO - 330 dias antes

Elaborar

>>> Divulgação: logótipo; cartaz; cartas; mensagem de email.

>>> Formulários de inscrição: dinamizadores; participantes.

>>> Site: menu; design; interacção.

>>> Actas: modelo de formatação de textos; suporte (papel ou CD).

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PROMOÇÃO - 300 dias antes
 

Contactar

>>> Conferencistas: materiais; deslocações; alojamentos;…

>>> Revisores (dos textos das comunicações): número; critérios; datas; comunicação.

>>> Empresas participantes: livrarias; editoras; empresas de material lúdico-didáctico; …

>>> Patrocínios.

>>> Instituições e Escolas dos participantes e outras: cartazes; carta; …

>>> Participantes: e-mail; carta (individual ou por revista de associação).

>>> Individualidades da Mesa de Abertura e de Encerramento.

>>> Associações profissionais.

>>> Media: sites específicos; jornais; revistas.

>>> Site: actualizar.

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VERIFICAÇÃO - 30 dias antes

Confirmar

>>> Presenças: conferencistas; empresas; individualidades; participantes.

>>> Programa: conferencistas, títulos, resumos e duração; textos das sessões (conferencias, comunicações, …); materiais e espaços;

>>> Financiamento: entidades; participantes; projectos.

>>> Documentos: actas; brindes; pastas; bloco de notas; …

>>> Revisores.
 

Definir

>>> Textos: introdução às actas; de abertura e de encerramento; divulgação para jornais e sites.

>>> Certificados (participantes, conferencistas, organização, apoiantes): texto; tipo de papel; nome manuscrito ou impressão em série; pessoa que rubrica; entregue em mão ou na pasta; inicio ou final do encontro;

>>> Salas: conferências; comunicações; outras sessões; para empresas; restauração; secretariado; entrega de documentos; …

>>> Sinalética na localidade e no edifício do Encontro.

>>> Fotografia com todos os participantes.

>>> Identificações (crachá ou etiqueta): organizadores; participantes; empresas; …

>>> Cronograma: função de cada elemento da organização durante o Encontro, num dado local e num dado momento.

>>> Site: actualizar; vídeo durante o Encontro.
 

Requisitar

>>> Materiais: computadores; projectores; vídeos; retroprojectores; instrumentos didácticos; papel; extensões eléctricas.

>>> Registo em imagem: fotógrafo; reportagem vídeo.

>>> Pessoas: segurança; apoiantes (distribuição de pastas e documentos, reprografia, …); serventes de restauração.

>>> Exposições.

>>> Enviar prova final para reproduzir as Actas.
 

Contactar

>>> Reprografia ou Fotocopiadora

>>> Lazer: restaurantes, bares e discotecas.

>>> Turismo (para ofertas, catálogos,...)

>>> Jornal da região: convidar para noticiar o Encontro; sugerir oferta de exemplares do jornal durante o Encontro.

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PREPARAÇÃO -  1 dias antes

Preparar

>>> Preparar pastas: actas; bloco de notas; publicidade; turismo; brindes (distintos para participantes, dinamizadores e individualidades).

>>> Certificados: dinamizadores; participantes; organizadores; individualidades; apoiantes.

>>> Montagem de sinalética no edifício e nas ruas, exposições, secretariado, restauração.

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REALIZAÇÃO - 0 dias

Ai socorro!!!

>>> Flores na Mesa de abertura.

>>> Distribuição de pastas aos participantes e dinamizadores.

>>> Oferta de jornais locais aos participantes.

>>> Restauração: águas e copos nas salas das conferências e para participantes.

>>> Recolha de fotocópias ou ficheiros dos conferencistas e eventual colocação na Reprografia para os participantes poderem pedir fotocópias.

>>> Colocar avisos no placar do secretariado.

>>> Fotografar e filmar conferências.

>>> Tirar a fotografia de todos os participantes antes do almoço em frente ao edifício.

>>> Recolher opiniões sobre a realização do Encontro.
 

Tesouraria

>>> Recolher facturas dos dinamizadores (verificar nº contribuinte e nome).

>>> Efectuar pagamentos com recibos (conferencistas,…).
 

No final do último dia

>>> Recolher materiais e textos que sirvam de referência ou para a história do Encontro.

>>> Certificar limpeza do espaço, pagamentos e recebimentos.

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BALANÇO - 5 dias após


 

>>> Registo: organização de dossiers; fotografias; vídeos; anotações; correspondência; noticias dos media; reflexões escritas.

>>> Site: actualizar apresentações dos dinamizadores; fotografias; textos dos media; texto das conclusões.

>>> Efectuar a contabilidade: pagamentos; recebimentos; relatório.

>>> Relatório do Encontro para as entidades financiadoras.

>>> Enviar uma foto do Encontro a cada conferencista.

>>> Comemorar.

>>> “O descanso do guerreiro é o melhor!”.

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PARA SABER MAIS

Agradeço informações sobre este tópico.

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Comentários

Simões, Alcino. (1998-200?). A organização de um encontro profissional. Folha do alcino. http://www.prof2000.pt/users/folhalcino/ideias/comunica/organizarencontro.htm
alcinosimoes@yahoo.com

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