Em Dezembro, as aulas já vão bem avançadas na maior parte das universidades e escolas. Chegou a altura de começar a estudar e a fazer trabalhos. A fase inicial, e em muitos aspectos mais difícil, dos trabalhos é a pesquisa. Encontrar a informação que desejas para escrever é um processo que pode ser moroso e ingrato. Assim apresento aqui um conjunto de tópicos que te poderão ajudar.

Sumário:

• 1 - Gestão do tempo - a necessidade de planear

• 2 - Fases da elaboração de um plano

• 3 - Periodicidade dos planos

• 4 - Características dos planos

• 5 - Principais problemas

• 6 - Conselhos úteis

O melhor local para começar é mesmo o teu computador. A internet possui algumas das melhores fontes de informação do país e do mundo, acessíveis através do teu terminal. Os motores de pesquisa e os directórios são os portais para toda essa informação. Se dominares o inglês e o teu tópico de pesquisa for internacional, as hipóteses são muitas. Em português os conteúdos são ainda limitados, mas tens também um bom conjunto de informações em várias páginas portuguesas e brasileiras.

Mas a internet não deve ser o único local consultado, pois existem muitos mais recursos de que podes dispor com uma pequena deslocação. Para tal poderás visitar as bibliotecas municipais da tua região, que possuem informação genérica sobre muitos temas. A maior parte delas tem, não só os tradicionais livros, mas também CD-roms, cassetes de vídeo e CDs de música que poderão ser úteis.

1 - Gestão do tempo - a necessidade de planear

A gestão do tempo é uma questão que interessa tanto a estudantes como profissionais de qualquer ramo. É necessário que se consiga controlar essa variável para garantir o sucesso das actividades desenvolvidas. E é ainda útil conseguir fazer isso durante o tempo de estudante pois quando se possui claras noções iniciais de como organizar o tempo, será muito mais fácil desenvolver uma actividade profissional que obriga a muito mais compromissos inadiáveis e a uma maior responsabilidade.

Mesmo para os estudantes o tempo é importante seja para a elaboração de um trabalho ou tese quando se dispõe de semanas ou meses, seja para a realização de um exame quando se dispõe apenas de horas. Tanto num caso como no outro os mesmos princípios se aplicam e apenas uma boa estrutura poderá garantir a calma necessária à execução de qualquer uma destas tarefas.

Na maioria dos casos pensa-se que a razão pela qual não se consegue fazer tudo o que se precisa é por falta de tempo, e o desejo de maior rapidez aparece.

Mas a questão não se prende tanto com a rapidez. Um aluno pode demorar 3 horas a estudar uma matéria até a compreender bem enquanto outro pode já precisar de 6 horas. Algumas pessoas ficam perfeitamente descansadas com apenas 6 horas de sono enquanto outra necessitam de pelo menos 10.

Estas diferenças não implicam que uma pessoa tenha de executar com mais rapidez qualquer uma das suas actividades, implicam pois que haja uma organização diferente na calendarização e prioridade das tarefas a executar. Por isso podemos dizer que a questão se prende com o método e não com a rapidez.

O controlo do tempo é pois extremamente importante e é por isso que surgem os conselhos e ideias como melhor o aproveitar, assim como a elaboração de planos. No entanto, é importante deixar ainda uma advertência quanto à utilidade destes métodos.

É indiscutível que eles são necessários, mas mais do que tudo não podemos confiar neles em demasia pois não resolvem todos os problemas.

Para além de uma gestão do tempo eficaz é também necessário ter disciplina de forma a pôr os planos efectivamente em prática e é preciso flexibilidade para entender quando podem ser utilizados e quando devem ser alterados. Para algumas pessoas a rigidez de um plano nunca irá funcionar, mas em vez disso poderão encontrar formas mais maleáveis de organizar o seu tempo como listagens de tarefas a desempenhar sem indicação de quando o fazer ou mesmo uma organização mental esboçada apenas em traços largos.

Deste modo, o planeamento do tempo é eficaz mas não é uma solução milagrosa e por isso tem de ser encarada com espírito crítico.

2 - Fases da elaboração de um plano

 

a – Estabelecer objectivos

Um plano exige em primeiro lugar o estabelecimento de objectivos de longo prazo como os exames e o tempo que se possui até à sua realização ou os trabalhos e a data de entrega. Também no plano profissional se devem estabelecer objectivos relacionados com as diversas etapas de carreira e/ou formação. Segundo esses propósitos é depois necessário elaborar uma planificação que permita atingi-los.

b – Enumerar actividades

Quando se estabelece a necessidade de elaborar um plano é necessário enumerar as actividades que devem ser incluídas. Um registo escrito muitas vezes ajuda para que não sejam esquecidos compromissos e actividades. E outra característica importante é ainda incluir todas as actividades a desenvolver ao longo do dia. É necessário não esquecer que o dia tem 24 horas passíveis de ser utilizadas mas que é necessário considerar as horas de sono que cada pessoa precisa para que não ponha em risco a qualidade das outras tarefas. Também têm de ser tomadas em consideração as refeições e períodos de lazer que podem incluir até actividades recreativas. Não basta especificar os trabalhos e seus prazos ou horas de realização.

c – Esquematização das prioridades

Observando as actividades a incluir no plano é possível estabelecer uma lista de prioridades tendo em conta as características da tarefa a desempenhar e da pessoa. Por exemplo, assistir às aulas tem um horário fixo que não é possível alterar, enquanto uma ida ao cinema pode ser marcada para a hora mais conveniente possível atendendo ao horário da sala e da disponibilidade do estudante. Também se o prazo de realização de um trabalho está próximo e se ainda existe muito a fazer isso é mais urgente do que visitar um amigo, embora isso não signifique que não se possa fazer tudo no mesmo dia.

d – Elaboração do plano

Após este estabelecimento de prioridades basta registar as actividades num horário ou agenda que se seleccionou previamente por responder às necessidades do utilizador. Dependendo da pessoa, esse horário pode incluir elementos que distingam as várias actividades como cores ou sublinhados e que permitam identificar rapidamente o que se reservou para cada momento. Uma pessoa naturalmente organizada pode até dispensar o registo escrito e utilizar apenas uma agenda ou lista para as actividades mais importantes, reservando mentalmente o tempo para as outras actividades que não irá esquecer à partida, mas é bom considerar que o recurso à memória é falível.

e – Criação de planos de contingência

É útil não sobrecarregar alguns dias ou semanas deixando outros completamente livres. Para além de implicar um cansaço muito maior, também se torna mais difícil enquadrar qualquer alteração de horário que possa vir a ocorrer. Para isso é necessário ter em conta um plano de contingência que nos diga, se houver um cancelamento à última hora, o que fazer para ocupar esse espaço.

3 - Periodicidade dos planos

Por exemplo, uma pessoa que consegue organizar rapidamente o seu dia-a-dia mas tem dificuldades com o longo prazo deve elaborar um plano anual que lhe permita calendarizar as actividades e prazos a cumprir.

Uma pessoa que tenha a clara noção dos prazos e datas mas que esteja insatisfeita com a forma como organiza os seus dias deve elaborar um plano diário.

Geralmente, o que acontece é em certas alturas, como o início do ano escolar ou do ano profissional estabelecer planos a longo prazo e depois ao longo do ano elaborar planos mais pequenos, quer mensalmente, semanalmente ou diariamente segundo as necessidades que se vão sentindo mas tendo sempre presente o panorama geral que nos é fornecido por um plano anual.

Evidentemente que as actividades que são contempladas a cada um destes níveis são diferentes porque não há qualquer lógica em planear para um ano inteiro as diversas idas ao cinema ou visitas a amigos que se pretendem fazer, nem mesmo em termos mensais.

Por outro lado, é também um pouco tardio só contemplar a data de um exame quando só já falta uma semana para a sua realização, não o tendo tomado em consideração anteriormente.

Novamente é necessário referir que as actividades que são planeadas diariamente são também as menos antecipadas mas também as mais dificilmente alteradas uma vez que a sua realização é iminente.

Por isso, é necessário ter todas estas características em mente quando se elabora um plano, tendo o cuidado de seleccionar aquele ou aqueles que mais se coadunam com a especificidade da vida de cada pessoa.

4 - Características dos planos

- Abrangente

É necessário que um plano inclua todas as actividades que se pretendem planear, nunca esquecendo os períodos de repouso e descontracção pois eles também fazem parte dos dias. Para isso não se fica a contar com uma altura que se julgava livre e disponível para qualquer actividade, mas que tem de ser dedicada a algo mais importante.

- Personalizado

Cada pessoa tem um ritmo diferente mesmo na realização de algo que é comum a todos como as horas de sono necessárias ou mesmo a leitura de um relatório ou livro. Para tal é preciso considerar qual o tempo que cada actividade demora a desempenhar para a pessoa que elabora o plano e considerá-lo quando se procura esquematizar o dia ou a semana. É incorrecto pensar que uma pessoa tem menos capacidades só porque demora mais tempo a realizar uma determinada tarefa, é apenas diferente. Erros de julgamento nesta avaliação podem suscitar problemas no cumprimento dos esquemas e pôr em risco a sua utilidade.

- Equilibrado

Quando se esquematizam as actividades ao longo de um determinado período, é necessário ter em conta que não se consegue trabalhar com a mesma qualidade e empenho ao longo de todo o dia e que há outra necessidades a satisfazer. Para que não se tenha de recorrer a esse tipo de trabalho intensivo nas vésperas dos prazos de entrega dos trabalhos ou dos exames, é preciso ter em conta um planeamento equilibrado que permita atingir os objectivos e manter um nível de vida satisfatório.

- Flexíveis

Muitas vezes verificam-se acontecimentos inesperados que obrigam a uma alteração dos planos delineados anteriormente. Se esse planeamento for muito rígido não é possível tomar em consideração esses desvios, que resultam então em perdas de tempo ou cansaços excessivos na tentativa de os cumprir. É necessário ter em consideração ainda que um plano deve ser encarado na maioria dos casos como indicativo e não obrigatório e que uma alteração não o vai invalidar ou desvirtuar, apenas o vai tornar passível de ser posto em prática.

- Realista

Os prazos muitas vezes não são escolhidos por quem elabora os planos e os tem que cumprir, mas para os atingir é necessário ter em conta as suas limitações. Não devem ser aceites prazos que se sabe à partida que não serão cumpridos e as actividades devem ser planeadas considerando as prioridades e as capacidades. Um plano que não irá funcionar não pode ser considerado realisticamente como um instrumento útil.

5 - Principais problemas
 

Cada pessoa tem hábitos próprios e como tal terá de elaborar um plano de acordo com eles e com as suas características especificas. Deste modo um reconhecimento das dificuldades que se enfrenta é importante numa fase inicial:

- Esquecimentos

Muitos estudantes e profissionais enfrentam contrariedades devido a esquecerem-se de compromissos e actividades que tinham de realizar com um prazo específico. Para estas pessoas é importante um registo escrito que possam consultar facilmente (como uma agenda) e onde se encontrem todas as actividades bem organizadas. Algum tempo deve ser perdido a registar, enquadrar e modificar todas as actividades de modo a prevenir futuros esquecimentos.

- Tarefas numerosas

Por vezes é difícil conciliar as diversas actividades que são desenvolvidas. Isso em parte deve-se a um excesso de tarefas a desempenhar e que exige naturalmente não uma eliminação de ocupações mas sim uma melhor organização ao longo do dia ou da semana. Por exemplo, a prática do desporto, as idas ao cinema, as visitas de amigos, as aulas e ainda por cima os estudos ou trabalhos sobrecarregam um horário e levam a uma tendência para deixar para trás o que se considera menos importante (na maioria dos casos o estudo). Mas não é necessário que isso seja assim. Basta que se planeie até mesmo só mentalmente o que se irá fazer para que o tempo chegue para tudo.

- Falta de produtividade

Quando existe um horário apertado para a elaboração de uma tarefa, a pressão é tal que a qualidade do trabalho sai muitas vezes prejudicada. Muitas vezes quando se concede mesmo muito tempo para essa actividade o resultado não é muito satisfatório. Isto porque o que interessa é dedicar a altura do dia em que se possui maior facilidade na execução de uma tarefa (algumas pessoas preferem trabalhar logo de manhã, outras pela noite dentro), e tal não deve nunca ser contrariado. Também não é positivo pensar que só quando se termina é que se deve repousar. As pausas muitas vezes facilitam a motivação e a própria agilidade mental e por isso devem ser sempre programadas quando se pretende executar um trabalho com valor.

- Cansaço

Muitas queixas relacionadas com o tempo prendem-se com o cansaço que o cumprimento dessas actividades provocam sem que haja uma aparente razão e mais uma vez a solução prende-se com um a melhor organização do tempo disponível de forma a maximizar os resultados obtidos com um mínimo de fadiga e a efectuar frequentes pausas. Também a pressão é um queixume frequente e muitas vezes isso é atribuído aos próprios planos que estabelecem prazos inexoráveis. Mas isso só acontece quando os planos não são elaborados com honestidade quanto às próprias capacidades ou quando não são organizados pela pessoa que os deve cumprir ou em função das suas características. É por isso fundamental obedecer a algumas regras na feitura de um plano, pois eles podem perder todas as suas virtudes se mal elaborados ou mal aplicados.

- Indecisão

Ainda é de considerar que muitas pessoas sofrem de indecisão e se lamentam da perda de tempo em actividades inúteis ou com maus resultados. Para essas é ainda mais importante a feitura de um plano pois só assim poderão resolver esses problemas. Se não esquematizarmos o que iremos fazer num determinado dia com antecedência o tempo tende a passar sem que nada de útil seja atingido. Se não considerarmos com antecedência e na medida do possível as actividades a desenvolver num determinado período, somos confrontados com escolhas que podem resultar numa má organização e numa perda de tempo.

6 - Conselhos úteis

a - Separar trabalho/estudo do lazer – as várias actividades a desempenhar podem ser aproximadamente divididas entre trabalho e lazer e essa divisão é importante para programar a sua realização uma vez que devem ser intervaladas para permitirem um melhor resultado.

b - Programar actividades – sem esquecer as actividades que parecem mais evidentes mas que também são das mais importantes e tendo em conta os objectivos que se pretende atingir, é necessário programá-las eficientemente.

c - Não adiar tarefas menos interessantes – adiar indefinidamente não soluciona os problemas e não torna essas actividades mais divertidas, só mais urgentes, exigindo uma atenção mais cuidada e aumentando a pressão para a sua realização.

d - Não ser inflexível – muitas das actividades que desempenhamos dependem de outros quer para a fixação de objectivos quer através de pequenas tarefas auxiliares e por isso devemos tomar em conta a sua velocidade de trabalho e decisão e deixar espaço para que atrasos e erros não possam pôr em risco todo o trabalho desenvolvido.

e - Aproveitar todos os momentos – muitas vezes se considera que o tempo perdido em deslocações, por exemplo, é inútil, mas isso não é verdade. Mesmo nos autocarros e comboios é possível estudar, ler ou mesmo conversar adicionando ao tempo perdido em transportes uma actividade que faríamos mais tarde. É importante identificar todas estas oportunidades de utilizar o tempo mais eficientemente para que a vida se torne mais fácil e agradável.

f - Antecipar o que for possível – frequentemente já sabemos o que irá acontecer desde o momento em que somos informados de uma alteração e a reacção mais rápida possível só irá beneficiar a realização dos diferentes trabalhos. Não é proveitoso manter um plano que sabemos não ser viável até ao último minuto possível.

g - Encarar um plano com cepticismo – Um plano não é uma ordenação divina e nesse sentido não tem de ser seguido escrupulosamente. Alterações pontuais são frequentes e devem ser encorajadas. Os planos são instrumentos extremamente úteis mas devem ser encarados com cuidado pois podem induzir em vícios perniciosos e difíceis de alterar como a aversão à mudança ou a cega obediência sem questionar.

Por tudo isto, quando se elabora um plano é necessário pensar e considerar as suas vantagens, conhecer as suas falhas e saber reagir prontamente a todas as contingências. Uma planificação extremamente rígida não é desejável.

Para muitas pessoas um plano pode até ser prejudicial uma vez que possuem uma flexibilidade mental que lhes permite organizar os seus dias sem problemas de maior e sem cansaço, por isso é necessário avaliar qual a aplicação dos planos na vida de cada pessoa antes de os elaborar e pôr em prática.

Texto extraído do canal Educação do Sapo

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